Privacyverklaring Compenda

Inleiding

Compenda hecht veel waarde aan zorgvuldigheid met betrekking tot klant- en medewerkersgegevens. Klanten en medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat Compenda zich houdt aan de toepasselijke wet- en regelgeving en bij het werken met persoonsgegevens de benodigde beveiligingsmaatregelen in acht neemt.

In deze verklaring verschaft Compenda informatie over de persoonsgegevens die worden verwerkt van betrokkenen in het kader van de dienstverlening en websites van Compenda. Compenda gaat zorgvuldig met uw gegevens om en zorgt ervoor dat elke verwerking voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 12-08-2019.

Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Compenda verzamelt en verwerkt van betrokkenen in het kader van de aangeboden diensten, producten, het gebruik van de app en/of het bezoeken van onze websites.

Door het afnemen van onze diensten en/of producten en/of het bezoeken van onze websites geeft u toestemming aan Compenda om uw persoonsgegevens in overeenstemming met deze privacyverklaring te verwerken.

Als u jonger bent dan 16 jaar, mag u slechts persoonsgegevens aan Compenda verstrekken indien één van uw ouders of een wettelijke vertegenwoordiger die deze privacyverklaring heeft gelezen ons hiervoor namens u toestemming geeft. Wij verzoeken u daarom geen gegevens aan ons te verstrekken indien u nog geen toestemming hebt gekregen.

Op onze website kunnen links naar andere websites staan. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of de privacybescherming van deze websites. We adviseren dan ook om altijd de privacy statement van de betreffende website te lezen.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Compenda B.V., gevestigd aan Lauwers 18 te Assen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 61448664 is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Welke gegevens verwerken wij en voor welk doel?

Persoonlijke gegevens

• Personalia
  • Naam (voornaam, voorletters, tussenvoegsel en achternaam)
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Pasfoto
• Locatiegegevens
  • Woonadres (straat, huisnummer, postcode, plaats, land)
• Telefoonnummer (mobiel en vast)
• E-mailadres
• Afdeling/Functie

Bedrijfsgegevens

• Algemene gegevens
  • Bedrijfsnaam
  • KVK-nummer
  • Rechtsvorm
• Locatiegegevens
  • Factuuradres
  • Postadres
  • Leveringsadres
  • Vestigingsadres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Homepage
• IBAN en tenaamstelling

Systeem-/Website-/gebruiksgegevens

• Licentiesamenstelling
• Compenda software versie
• Laatste inlog
• Databasenaam
• Gegevens binnen de technische omgeving van het systeem
• Ip-adres
• Geanonimiseerd surf- en clickgedrag
• Cookies
• Algemene bezoekgegevens, zoals de meeste bezochte pagina’s
• Gegevens contactformulier (Naam, E-mailadres, Telefoonnummer, Organisatie, datum, tijd, User agent, Remote IP)

Uw gegevens zullen voor de volgende doeleinden, en op basis van de volgende rechtsgronden, worden verwerkt:

Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent:

• Om het gebruik van de software mogelijk te maken;
• Om u te kunnen ondersteunen bij het gebruik van onze software;
• Om uw licentie en het gebruik van de diensten van Compenda aan u te factureren;

Verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Compenda B.V.:

• Om u informatie toe te zenden omtrent de eigen producten en diensten van Compenda en om te reageren op vragen en/of klachten die u heeft;
• Voor de juiste technische werking, verbetering, juiste koppeling van gegevens en het onderhoud van de app, website en/of onze software;

U heeft toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Om contact met u op te nemen naar aanleiding van het versturen van een contactformulier aan Compenda;
• Om u informatie toe te zenden omtrent de eigen producten en diensten van Compenda en om te reageren op vragen en/of klachten die u heeft.

Verzameldoelen

Binnen de App, website en/of het systeem van Compenda worden gebruiksstatistieken geanalyseerd. Het doel hiervan is de inrichting alsmede de beveiliging te optimaliseren voor de bezoekers en/of gebruikers. Aan de hand van deze gegevens kan Compenda de diensten zoveel mogelijk op de behoefte van de bezoekers en/of gebruikers afstemmen. Bezoekers en/of gebruikers worden niet identificeerbaar gevolgd bij het surf- en clickgedrag. De gegevens in het contactformulier worden gebruikt ter identificatie en om contact op te kunnen nemen met de invuller van het formulier.

Om u een goede service te kunnen bieden is het noodzakelijk dat Compenda bovenstaande gegevens van u nodig heeft. De verstrekking van uw persoonsgegevens door u aan Compenda is een wettelijke/contractuele/noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst met Compenda te sluiten. Wanneer u de gegevens niet verstrekt is het helaas niet mogelijk een overeenkomst met Compenda aan te gaan.

Google Analytics

Compenda maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe effectief onze Adwords-Advertenties bij Google zoekresultaatpagina’s zijn en hoe bezoekers onze website gebruiken. De informatie die hiervoor wordt verkregen waartoe het IP-adres behoort, wordt overgebracht naar Google. Deze gegevens worden door Google opgeslagen op servers die in de Verenigde Staten staan. Om hier meer informatie over in te winnen kunt u het privacybeleid van Google nalezen en hiernaast het specifieke privacybeleid van Google Analytics. Compenda heeft Google Analytics ingesteld aan de hand van de instructies van de Autoriteit Persoonsgegevens. Hierdoor is de invloed op de privacy van onze bezoekers minimaal.

De informatie wordt door Google gebruikt om rapporten over de website aan Compenda te kunnen verstrekken, om te bekijken hoe de website gebruikt wordt en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Deze informatie kan door google verschaft worden aan derden voor zover derden de informatie namens Google verwerken of wanneer google wettelijk verplicht is tot informatieverschaffing. Compenda heeft hier geen enkele invloed op. Compenda heeft Google geen toestemming gegeven om de verkregen analytics informatie voor andere diensten van Google te gebruiken.

Nieuwsbrieven

Compenda maakt gebruik van MailChimp voor het toezenden van nieuwsbrieven en informatie aan zijn klanten omtrent de eigen producten en diensten van Compenda. De gegevens die nodig zijn om deze informatie toe te zenden, beperkt tot uw voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geslacht en e-mailadres, worden overgebracht naar MailChimp. Daarnaast worden gegevens verzameld over ontvangers van de nieuwsbrief om inzicht te krijgen in het lees- en klikgedrag. Hiermee wordt inzicht verkregen in wie de nieuwsbrief opent, hoe vaak en wanneer. Voor de verwerking van de gegevens wordt met MailChimp een verwerkersovereenkomst gesloten. De gegevens worden niet gedeeld met andere partijen.

Indien u bent aangemeld voor een nieuwsbrief bevat elke nieuwsbrief instructies om u hiervoor af te melden.

Cookies

Op onze websites maken wij gebruik van (functionele en analytische) cookies die door uw browser worden opgeslagen op uw apparaat, bijvoorbeeld uw computer, tablet of telefoon.

In deze cookies wordt informatie opgeslagen (zoals de instellingen van uw pc en door u aangegeven voorkeuren) om een volgend bezoek aan onze website te vergemakkelijken. Deze informatie bevat geen naam- of adresgegevens of andere persoonlijke gegevens. U kunt uw browser zo instellen dat u tijdens uw bezoek aan onze website geen cookies ontvangt. Compenda maakt geen gebruik van speciale software of cookies om de identiteit of het gedrag van de individuele bezoeker te achterhalen.

Met uw toestemming plaatsen wij “tracking cookies” op uw computer. Deze cookies gebruiken wij om bij te houden welke pagina’s u bezoekt, om zo een profiel op te bouwen van uw online gedrag. Dit profiel is niet gekoppeld aan uw naam, adres, e-mailadres en dergelijke.

Albacross

Met uw toestemming verwerken wij persoonsgegevens namens Albacross Nordic AB (“Albacross”). Gegevens die verzameld worden van uw cookies die vallen onder persoonsgegevens zullen verwerkt worden door Albacross, een bedrijf dat diensten aanbiedt op het gebied van lead identificatie en advertentie targeting met kantoren in Stockholm en Krakau.

Het doel van verwerking van deze persoonsgegevens is om Albacross in staat te stellen haar diensten aan ons te kunnen leveren en te verbeteren, door data over bedrijven aan haar database toe te voegen.

De door Albacross verzamelde en te verwerken data bestaat uit informatie over het IP-adres dat je gebruikt om onze website te bezoeken. Deze informatie wordt gebruikt om te analyseren welke organisaties onze website bezoeken. Daarnaast wordt technische informatie vastgelegd om onderscheid te kunnen maken tussen verschillende websitebezoekers via hetzelfde IP-Adres.

Voor de volledige informatie over hoe Albacross uw persoonsgegevens verwerkt verwijzen we naar de privacy policy van Albacross zelf.

Het is te allen tijde mogelijk om uw toestemming terug te trekken voor deze verwerking. Dit kan door contact met ons op te nemen of rechtstreeks met Albacross.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens voor deze doelen?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk gezien de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Om onze diensten zo goed mogelijk aan te kunnen bieden, slaan we de gegevens die u invult op. De uiterste bewaartermijn is 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst of na de laatste bewerking van de gegevens.

Compenda kan ervoor kiezen om bepaalde persoonsgegevens niet (direct) te verwijderen indien dit gezien wettelijke bewaartermijnen van Compenda verplicht is, en het bewaren van deze gegevens geen onevenredige inbreuk maakt op uw privacy.

Welke partijen hebben toegang tot welke gegevens?

Binnen Compenda geldt dat personen slechts toegang hebben tot persoonsgegevens voor zover dat daadwerkelijk nodig is. De toegang van medewerkers tot persoonsgegevens is dan ook beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitoefening van hun functie en (dus) hun werkzaamheden.

Het is mogelijk dat Compenda bij het uitvoeren van zijn diensten bepaalde persoonsgegevens deelt met derde partijen als dit redelijkerwijs noodzakelijk is. Deze partijen zijn:

• Twinfield
• Microsoft
• Google
• Mailchimp
• Ultraware B.V.
• TransIP
• Bentacera B.V.
• Basecone
• Albacross

Met de (externe) partijen die toegang hebben tot persoonsgegevens worden (voor zover mogelijk) de gegevens geanonimiseerd en worden er aparte overeenkomsten gesloten ter waarborging van geheimhouding en rechtmatige omgang met persoonsgegevens.

Wij zullen de persoonsgegevens nooit zonder toestemming verkopen, verspreiden of leasen aan derden die als doel hebben de gegevens te gebruiken voor direct marketing. Uitsluitend indien Compenda hiertoe wettelijk is verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties. Compenda zal in dergelijke gevallen passende maatregelen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om te waarborgen dat uw gegevens zo goed mogelijk worden beschermd.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Compenda neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

Bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging. Daarbij houdt Compenda rekening met de concrete risico’s die van toepassing kunnen zijn op de verwerkte persoonsgegevens.

Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement, en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn of geheim moeten worden gehouden, en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die persoonsgegevens daarvan.

Vragen en verzoeken om inzage, correctie en verwijdering

U mag ons te allen tijde inzage verzoeken in uw persoonsgegevens. Ook kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, of anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens dan heeft u het recht deze toestemming in te trekken. Ook heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Compenda zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen een termijn van 1 maand na ontvangst van een verzoek hieraan schriftelijk gehoor te geven dan wel deze schriftelijk, gemotiveerd af te wijzen. In uitzonderlijke gevallen kan Compenda de betrokkene laten weten dat er meer tijd nodig is en de termijn verlengen tot maximaal 3 maanden.

Indien het verzoek van de betrokkene wordt gehonoreerd, draagt Compenda zorg voor het zo spoedig mogelijk doorvoeren van de verzochte wijzigingen.

Voor zover voor de verwerking van persoonsgegevens voorafgaande toestemming vereist is, kan deze toestemming te allen tijde door de wettelijk vertegenwoordiger worden ingetrokken.

Als u klachten heeft over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, laat ons dit dan weten, zodat wij hier mee aan de slag kunnen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen, bezwaren, verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar:

Compenda B.V.
Lauwers 18
9405 BL
Assen
contact@compenda.nl
088-0590000