Urenregistratie is voor veel dienstverlenende organisaties een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Uren schrijven voor projecten op regiebasis is natuurlijk vanzelfsprekend, anders verdien je immers niets. Maar schrijf je ook netjes je uren als ze niet op nacalculatie gefactureerd worden?
Het doel van een sluitende urenregistratie
Veel dienstverleners zien het doel van het registreren van uren wanneer ze gefactureerd kunnen worden. Als het echter gaat om projecten waarop een vaste prijs is afgesproken wordt de urenregistratie nog vaak “vergeten”. Ondanks dat de uren dan niet direct gefactureerd kunnen worden, is het zeker nuttig om uren bij te houden. Het geeft je namelijk talloze handvaten om je bedrijfsproces te verbeteren.
De voordelen van urenregistratie
Urenregistratie doe je niet voor je lol, het moet iets opleveren. Bij projecten op regiebasis zijn je uren direct gerelateerd aan je omzet. In het geval van projecten met vaste prijsafspraken is er geen direct verband tussen je urenregistratie en de omzet, dit is immers al vooraf bepaald. Wel is het aantal bestede uren in dat geval direct gerelateerd aan je netto winst, je zou zeggen dat het dus des te belangrijker is om dan uren te registreren. Toch zien we vaak ondernemers die enkel uren registreren als deze gefactureerd kunnen worden. In onze ogen een gemiste kans.
Hieronder noemen we een aantal voordelen en nadelen van urenregistratie:
Onderbouwing van je inzet
Wat gebeurt er als je project niet loopt zoals verwacht? Dit brengt ons bij het eerste voordeel van urenregistratie: bewijslast. Ieder project wordt natuurlijk naar je beste kunnen ingeschat en begroot. Toch kan zich een onvoorziene situatie voordoen die roet in het eten gooit. Wellicht verandert de klant zijn initiële plan gedurende het project of er zijn externe factoren van invloed. Het wordt als je uren registreert een stuk gemakkelijker om met je opdrachtgever in gesprek te gaan over waarom je over het budget heengaat. Als je de uren niet direct hebt geregistreerd kun je er achteraf (of tijdens het project) niks meer mee.
Betrouwbaarheid
Als je een product verkoopt krijgt je klant er een fysiek object voor terug. Als je een dienst verkoopt, is het voor klanten vaak een stuk lastiger om te zien waar de waarde en tijd inzit. Door nauwgezet uren te registreren, is het voor jouw klanten altijd duidelijk waar ze voor betalen.
Verhoogde declarabiliteit
Veel werknemers vinden het “eng” om uren te schrijven die op de factuur richting de klant terecht komen. Dit resulteert er soms in dat uren die wel declarabel zouden moeten zijn, niet geregistreerd worden. Door een volledige urenregistratie bij te houden krijg je als organisatie een totaalbeeld van de bestede tijd van werknemers. Zodoende krijg je snel inzicht in potentiële omzet die je nu misschien misloopt.
Als blijkt dat er veel facturabele uren “verdwijnen” laat je omzet liggen. Je kunt er nu voor kiezen om hierover afspraken te maken met je medewerkers en dit in toekomstige projectbegrotingen mee te nemen.
De nadelen van urenregistratie
Uiteraard zitten er ook nadelen aan een volledige urenregistratie. Het is goed om ook de nadelen mee te nemen in je overweging om volledig uren te registreren, zodat je je bewust bent van eventuele valkuilen. Hieronder noemen we een aantal zaken waar je tegenaan zou kunnen lopen:
Tijd registreren kost tijd
Het registreren van tijd kost tijd van je medewerkers. Dit valt natuurlijk gemakkelijk te beperken door hiervoor een goede tool te gebruiken die dit proces optimaliseert. Er moet echter meer gebeuren dan enkel het registreren van de uren. Denk hierbij aan gezamenlijk bepalen hoe je uren registreert. Welke werkzaamheden schrijf je op welk project? Moeten er budgetten worden ingericht? Met welke tool ga je uren registreren? Hoe past dit in de rest van je bedrijfsproces?
Dit soort zaken kun je beter vooraf bedenken, zodat je een goede start kunt maken. Tip: ga eens in gesprek met iemand uit je netwerk die al aan urenregistratie doet of met een expert die je kan helpen vanuit ervaring. Je kunt ons altijd eens bellen en we denken graag met je mee!
Urenregistratie brengt vaak kosten met zich mee
In sommige gevallen kan een urentool kosten met zich meebrengen. Ondanks dat dit vaak niet opweegt tegen het voordeel aan inzicht en declarabele uren die je eruit haalt, is dit wel iets om rekening mee te houden. Afhankelijk van welke oplossing je kiest kunnen de kosten hiervan variëren. Het is verstandig om dit af te stemmen op jouw proces en organisatie.
Weerstand bij medewerkers
Urenregistratie is vaak een gevoelig onderwerp bij de medewerkers die hun uren moeten registreren.
Al helemaal als dit nog niet in de cultuur verweven is. Het kan medewerkers een gevoel geven dat je hen wantrouwt of controleert. Het is belangrijk om vanaf het begin dit gevoel serieus te nemen en dit te bespreken met de mensen die hun uren moeten registreren. Je hebt je medewerkers namelijk hard nodig om deze uren netjes te registreren, als ze dit niet nauwkeurig doen heb je alsnog onbruikbare data.
Hoe kun je urenregistratie digitaal bijhouden
Urenregistratie is een proces dat voor ieder bedrijf anders is. Dat maakt het soms lastig in te schatten hoe je er het beste aan kunt beginnen. Hieronder bespreken we een aantal methoden die veel gebruikt worden voor het bijhouden van urenregistratie.
Urenregistratie via Excel
Een spreadsheet om je uren in bij te houden. Goedkoop, flexibel en snel. Vaak heb je de software al in huis en kun je gelijk beginnen. Dit is hoe veel kleine organisaties beginnen en daar is niks mis mee. Als het aantal medewerkers groeit wordt het echter vaak te foutgevoelig en inefficiënt, omdat het niet koppelt met bijvoorbeeld het CRM, projectadministratie, facturatie en boekhoudsoftware.
Urenregistratie via een losstaande app
Naast Excel zijn er talloze apps die speciaal gemaakt zijn voor het registreren van uren. Het voordeel ervan is dat hier de workflow van het registreren van uren goed in wordt ondersteund. Wat echter vaak nog te wensen overlaat is de integratie met verder gebruikte software. Dit resulteert in heen en weer switchen tussen applicaties en het maken van exports van uren overzichten voor de facturatie.
Urenregistratie via geïntegreerde software
De derde optie is om te kijken naar een systeem dat meer doet dan enkel urenregistratie. Als je in één systeem je relatiebeheer, projectbeheer, urenregistratie en facturatie kunt doen levert dat overzicht en efficiëntie op. Je hoeft daardoor geen data dubbel in te voeren of te exporteren. Ook is het proces eenduidig en weet iedereen waar ze moeten zijn om hun werk te kunnen doen. Het is echter wel belangrijk om bij de aanschaf van software goed te kijken naar wat de wensen zijn binnen je organisatie. Lees onze tips voor het opstellen van een goed Programma van Eisen om een vliegende start te maken!
Urenregistratie via Compenda Software
Compenda software is ontstaan vanuit de behoefte aan geïntegreerde urenregistratie. We hebben hierdoor ervaring met dit proces vanuit talloze klantcases. Onze tool is erop toegespitst om de urenregistratie zo eenvoudig mogelijk te maken, maar ook de workflow daaromheen zo efficiënt mogelijk te maken.
Eén vloeiend proces van het eerste contact met de klant tot en met de factuur is wat we met Compenda voor onze klanten mogelijk maken. Wil je meer weten over hoe we jouw proces kunnen stroomlijnen? Of heb je simpelweg advies nodig over urenregistratie binnen jouw bedrijf? Neem nu contact met ons op, voor een gratis inventarisatie óf een demo.
Download onze
Gratis brochure
Graag eerst even zelf kijken naar een overzicht van onze features en diensten? Download gratis onze brochure via het formulier hiernaast. Als je de informatie hebt ingevuld ontvang je de brochure direct in je mailbox.
- Inzicht in al onze features én de prijzen
- Gemakkelijk overleggen met je collega's
- Klantcases uit de praktijk