Bij het kiezen van de juiste software voor je bedrijf of organisatie kan het opstellen van een goed doordacht “Programma van Eisen” (PvE) een waardevolle tool zijn. Let wel op, als je het PvE niet goed opstelt kan het juist ook zorgen voor veel verwarring, vertraging en mogelijk een mislukte implementatie.
In deze blog bespreken we een aantal basisstappen voor het opstellen van een succesvol PvE. Als aanvulling kun je onze gratis “PvE Do’s en Dont’s” downloaden op basis van een aantal praktijksituaties die we als softwareleverancier regelmatig tegenkomen.
Een PvE is een document dat de specifieke eisen, verwachtingen en doelen van je organisatie vastlegt met betrekking tot de nieuwe software (én de leverancier). Het fungeert als een leidraad voor zowel jou, als de potentiële softwareleveranciers.
Een PvE bevat een gedetailleerde lijst van wat je verwacht van de software, inclusief functies, prestaties, integraties en andere relevante criteria. Een goed PvE bevat ook informatie over je bedrijfsprocessen, gebruikersbehoeften en budgettaire beperkingen. Zie het als een uitgebreide en onderbouwde boodschappenlijst!
Als je nog nooit een programma van eisen hebt opgesteld is het moeilijk te weten waar je moet beginnen. Als softwareleverancier zien we iedere dag PvE’s voorbijkomen en de kwaliteit daarvan is heel erg wisselend. Daarom hebben we hieronder een eenvoudig stappenplan opgesteld om goed van start te gaan met het opstellen van een PvE.
Breng de belangrijkste belanghebbenden binnen je organisatie samen, zoals gebruikers, managers en IT-personeel (of je externe leverancier). Definieer duidelijk de doelstellingen en het beoogde nut van de nieuwe software. Wat wil iedereen bereiken met de software en wanneer? Vaak is het ook een goed idee om vast in kaart te brengen waarom het traject gestart wordt door een huidige en gewenste situatie in kaart te brengen.
Vervolgens kun je bepalen welke eisen en wensen er zijn om de doelen te bereiken. Hiervoor stel je het PvE op, dit kan zo simpel zijn als een spreadsheet met daarin een gecategoriseerde lijst aan eisen en wensen. Het kan nooit kwaad om hier meer context bij te geven in de vorm van procesomschrijvingen of stroomdiagrammen. Hierdoor kunnen leveranciers beter zien wat de uiteindelijke verwachting is.
TIP: Probeer alle eisen en wensen zo concreet mogelijk te verwoorden met wat het voor jouw organisatie moet opleveren, zonder zelf alvast een oplossing te bedenken. Als je de oplossing openlaat geef je de leveranciers de ruimte om hierin mee te denken.
Werk samen met alle belanghebbenden om de eisen en wensen voor de nieuwe software te inventariseren. Dit kunnen technische, functionele en niet-functionele vereisten zijn. Maak voor je overleg met collega’s alvast een geraamte voor alle wensen met de mogelijke categorieën en prioriteiten die je wil geven, zodat je tijdens het overleg niet vertraagd wordt.
Prioriteer de eisen en wensen op basis van hun belang voor het bereiken van de doelstellingen. Voor de indeling van prioriteiten kun je gebruikmaken van een MoSCoW analyse. Hierbij deel je de prioriteiten in op basis van 4 categorieën: Musthave, Should have, Could have en Won’t have. Dit geeft je handvaten om de afweging tussen leveranciers op te baseren.
TIP: Zorg ervoor dat de eisen en wensen meetbaar, specifiek en haalbaar zijn. Gebruik indien mogelijk kwantitatieve criteria. Zo weet je zeker dat alle betrokkenen op één lijn zitten met betrekking tot het gewenste resultaat en de oplevertermijn.
Bespreek de eventueel conflicterende eisen en wensen met belanghebbenden om ervoor te zorgen dat ze volledig begrepen en geaccepteerd worden. Verfijn de vereisten op basis van de feedback en inzichten die je ontvangt. Het kan zeker slim zijn om in dit stadium het PvE eens voor te leggen bij één of meer potentiële leveranciers en te vragen om feedback. Wellicht stellen zij vragen die je niet op voorhand had verwacht. Met deze informatie kun je vervolgens je PvE finetunen.
Als je PvE compleet is, kun je van start gaan met het benaderen van leveranciers. In onze blog over hoe je een software selectie start hebben we al kort benoemd waarom het niet verstandig is om in één keer een hele grote lijst leveranciers aan te schrijven.
Verder is het handig om vooraf goed na te denken hoe je de communicatie met leveranciers gaat stroomlijnen en plannen. Denk aan onderdelen zoals:
Een programma van eisen kan je organisatie ontzettend helpen bij het succesvol selecteren van een softwarebedrijf. Echter zijn er ook veel manieren waarop het je juist kan tegenwerken of onnodig veel tijd kan kosten. Bekijk onze verzameling met Do’s en Dont’s voor het opstellen van een PvE om een aantal van deze valkuilen te ontwijken. Deze lijst hebben we voor jou op gesteld op basis van de vele PvE’s die we voorbij zien komen als softwareleverancier.
Wil jij graag nog even sparren over jouw eisen en wensen, voordat je begint aan het opstellen van een document? Neem gerust contact op met ons en dan denken we graag met je mee!
Het opstellen van een programma van eisen doe je waarschijnlijk niet dagelijks, daarom des te belangrijker om je goed voor te bereiden. Met onze lijst aan do’s en don’t navigeer je om de valkuilen naar een succesvolle softwareselectie!
Het opstellen van een programma van eisen doe je waarschijnlijk niet dagelijks, daarom des te belangrijker om je goed voor te bereiden. Met onze lijst aan do’s en don’t navigeer je om de valkuilen naar een succesvolle softwareselectie!
We helpen je graag in de reis naar het beste CRM proces. Of onze software goed past bij jouw bedrijf, daar kunnen we alleen achter komen door dit samen te bespreken.
Luuk is altijd in voor een goed gesprek en helpt je graag verder in jouw zoektocht. Bel hem direct óf vul ons contactformulier in en dan neemt hij z.s.m. contact met je op.
* Speur je liever eerst zelf door onze features om te kijken wat de mogelijkheden zijn? Download onze brochure!
*Je ontvangt hem direct in je mailbox!
*Je ontvangt hem direct in je mailbox!
